Les meilleures techniques en Négociation Achats

Introduction

Dans les Achats, la négociation aux achats joue un rôle crucial dans la gestion efficace des coûts et le maintien de relations solides avec les fournisseurs. Cet article est conçu pour vous fournir les meilleures techniques de négociation, vous aidant à transformer des interactions complexes en accords mutuellement bénéfiques. Que vous soyez un novice cherchant à se familiariser avec les bases ou un professionnel expérimenté désireux de peaufiner vos stratégies, les conseils suivants vous guideront vers des négociations plus efficaces et respectueuses.

Comprendre les Fondamentaux de la Négociation aux Achats

La négociation aux achats est plus qu’une simple transaction commerciale; elle est au cœur de la stratégie d’approvisionnement et a un impact direct sur la performance financière d’une entreprise. Voici quelques points clés à comprendre :

• Définition et Importance : La négociation aux achats implique de parvenir à un accord qui maximise la valeur pour l’acheteur tout en maintenant une relation de travail positive avec le fournisseur. Elle nécessite tact et diplomatie pour équilibrer les besoins et les attentes des deux parties.
• Erreurs Communes :
  • Viser la victoire à tout prix : Cela peut conduire à des gains à court terme mais nuit souvent à la relation à long terme.
  • Négliger la préparation : Une compréhension insuffisante des besoins de votre entreprise et de ceux du fournisseur peut entraîner des accords sous-optimaux.
• Objectif d’un Compromis : La négociation réussie ne cherche pas à « gagner » contre l’autre partie, mais à trouver un terrain d’entente qui offre des avantages réels pour tous. La finalité est de conclure des accords qui soutiennent les objectifs stratégiques de l’organisation tout en respectant ceux du fournisseur.

Préparation à la Négociation

Une préparation minutieuse est le pilier d’une négociation aux achats réussie. Comprendre les enjeux, anticiper les réponses de votre interlocuteur et établir une stratégie claire sont essentiels pour mener des négociations efficaces. Voici comment vous pouvez vous préparer de manière optimale :

• Analyse de Marché :
  • Collecte d’informations : Avant de débuter les négociations, recueillez autant d’informations que possible sur les conditions actuelles du marché, les tendances des prix, et les capacités des fournisseurs.
  • Comparaison des fournisseurs : Évaluez plusieurs fournisseurs pour comprendre leurs forces et faiblesses, et déterminez comment ces facteurs peuvent influencer la négociation.
• Comprendre les Besoins et Objectifs :
  • Internes : Clarifiez les besoins de votre entreprise, y compris les exigences spécifiques du produit ou service, les contraintes budgétaires et les objectifs à long terme.
  • Du fournisseur : Essayez de comprendre également les objectifs et contraintes du fournisseur, incluant ses cycles de production, ses marges et ses priorités stratégiques.
• Stratégie de Négociation :
  • Définition des objectifs : Déterminez ce que vous voulez réaliser à partir de la négociation, y compris les conditions idéales et les concessions acceptables.
  • Planification des scénarios : Préparez différents scénarios de négociation, en envisageant les meilleures et les pires issues possibles, ainsi que les réponses à diverses demandes ou objections du fournisseur.
• Outils et Ressources :
  • Outils d’analyse : Utilisez des logiciels de gestion des relations fournisseurs ou des outils d’analyse de données pour mieux comprendre les tendances d’achat et le comportement des fournisseurs.
  • Consultation d’experts : Envisagez de consulter des experts en négociation ou des acheteurs expérimentés pour obtenir des conseils spécifiques ou des formations sur les meilleures pratiques.

Techniques de Négociation Efficaces

Après une préparation approfondie, l’utilisation de techniques de négociation éprouvées peut grandement influencer l’issue des discussions. Voici trois techniques clés à maîtriser pour améliorer vos compétences en négociation aux achats :

Technique 1: Utilisation de la Décomposition des Coûts

La décomposition des coûts des achats, souvent appelée « cost breakdown » en anglais, est une méthode utilisée pour analyser en détail les différents composants du coût total d’un produit ou d’un service. Cette décomposition aide les acheteurs à comprendre où l’argent est dépensé et à identifier les opportunités de réduction des coûts. Voici les six étapes courantes de la décomposition des coûts des achats :

1. Identification du coût des matières premières : Cette étape implique l’analyse du coût des matières premières utilisées pour fabriquer le produit. Cela inclut les coûts directs des matériaux et peut aussi prendre en compte les variations de prix en fonction des fluctuations du marché ou des volumes d’achat.
2. Coûts de fabrication : Cette partie de la décomposition inclut tous les coûts associés au processus de fabrication du produit. Cela peut inclure la main-d’œuvre, l’amortissement des équipements, les coûts de maintenance, l’énergie consommée et d’autres frais généraux de production.
3. Coûts de conception et de développement : Ces coûts sont associés aux activités de recherche et développement, de conception du produit, et de tests nécessaires avant la mise en production. Cela inclut souvent les salaires des ingénieurs et designers, ainsi que les coûts des prototypes et des essais.
4. Coûts logistiques : Les coûts logistiques comprennent le transport, le stockage et la manutention des matériaux et des produits finis. Cela inclut également les coûts d’emballage et les frais de gestion des stocks.
5. Coûts administratifs et généraux : Cette catégorie couvre les coûts de gestion et d’administration qui ne sont pas directement attribuables à la production ou à l’achat spécifique, mais qui sont nécessaires pour le fonctionnement de l’entreprise. Cela peut inclure les salaires du personnel administratif, les loyers, et les services tels que l’informatique et la comptabilité.
6. Marge du fournisseur : Enfin, la marge du fournisseur représente le bénéfice que le fournisseur ajoute au-dessus des coûts de production et des autres coûts associés. Cela reflète la valeur ajoutée par le fournisseur et est essentiel pour comprendre le prix final du produit.

Technique 2: Négocier avec tact – Les 6 clés pour des négociations respectueuses et efficaces.

Contrairement à la croyance populaire qui associe souvent la négociation au fait de baratiner, la réalité de cette pratique est tout autre. En effet, une négociation réussie ne consiste pas à submerger son interlocuteur d’arguments séduisants pour qu’il accepte, de gré ou de force, notre proposition. Ceci est plutôt le signe d’une négociation ratée. Négocier ne signifie pas marchander, mais plutôt trouver un compromis qui satisfait toutes les parties concernées.

C’est pourquoi il est crucial de mener une négociation avec tact. Voici six leviers principaux pour y parvenir :

1. Commencez sur une note positive : Ne démarrez jamais une négociation par un point de désaccord. Trouvez plutôt un point facile sur lequel lancer positivement les échanges.
2. Évitez de critiquer personnellement : Un bon négociateur ne critique jamais les goûts de son interlocuteur. Évitez toute remontrance ou reproche d’ordre personnel ou sur la qualité du travail.
3. Valorisez sincèrement : Reconnaissez le travail de vos interlocuteurs et de l’entreprise en général, lorsque c’est possible.
4. Soyez agréable et positif : Une attitude positive et une bonne humeur peuvent rendre le projet attrayant et inciter les fournisseurs à vouloir collaborer avec vous et à fournir les efforts nécessaires.
5. Utilisez la subtilité : Vous pouvez, par exemple, indiquer qu’un concurrent pourrait offrir de meilleures conditions, non pas pour menacer, mais pour montrer que vous n’êtes pas entièrement dépendant de ce fournisseur.
6. Gardez une porte ouverte : Le meilleur moyen de convaincre est d’éviter de s’enliser dans une discussion sur un point difficile. N’hésitez pas à revenir sur un tel point plus tard.

Technique 3: Comprendre la Psychologie de la Négociation

• Écoute active : Soyez attentif aux besoins et aux préoccupations de votre interlocuteur. L’écoute active montre que vous respectez leur position, ce qui peut favoriser un esprit de coopération.
• Lever les objections : Préparez-vous à répondre calmement et efficacement aux objections. Cette préparation montre que vous avez considéré leur point de vue et que vous êtes prêt à travailler ensemble pour résoudre les problèmes.
• Construire la confiance : Une négociation réussie repose souvent sur la confiance. Soyez transparent, honnête, et conséquent dans vos engagements pour construire une relation solide.

En intégrant ces techniques dans votre approche de négociation, vous pouvez non seulement atteindre de meilleurs résultats mais aussi établir des fondations solides pour des relations durables et profitables avec vos fournisseurs. Les discussions peuvent alors évoluer de simples transactions à des partenariats stratégiques bénéfiques.

Cas Pratique et Exemple Réel – Négociation sur les Coûts des Bouchons pour Bouteilles d’Huile

Dans cet exemple, nous explorons un cas réel de négociation aux achats où une approche méthodique de la décomposition des coûts a été décisive pour contrer une demande de hausse des prix de la part d’un fournisseur.

Contexte de la Négociation

• Demande du Fournisseur : Le fournisseur a soumis une requête de revalorisation tarifaire pour l’année suivante, justifiant cette augmentation par une hausse significative du coût de l’aluminium, un composant majeur des bouchons. Selon le fournisseur, l’augmentation des coûts de l’aluminium sur les deux dernières années avait été substantielle, nécessitant une révision des prix de vente.
• Réponse Initiale de l’Acheteur : En réponse, l’acheteur a demandé une décomposition détaillée des coûts et l’historique des prix des matières premières (aluminium et PBD) afin de pouvoir évaluer de manière indépendante l’impact de ces fluctuations sur les coûts de production.

Analyse Détail et Contre-Proposition

• Collecte et Analyse des Données : Une fois les données reçues, l’acheteur a intégré ces informations dans une analyse détaillée. L’analyse a révélé que, bien que le prix de l’aluminium ait augmenté, l’impact sur le coût total des bouchons était inférieur à ce qui était prétendu par le fournisseur.
• Réévaluation des Coûts : L’acheteur a mis à jour les calculs pour montrer que l’impact combiné de l’augmentation des coûts de l’aluminium et du PBD entre 2015 et 2017 était de seulement 1,78%, et non pas les 11,85% allégués initialement pour justifier l’augmentation des prix.
• Présentation et Négociation : Armé de cette analyse détaillée, l’acheteur a présenté ces faits au fournisseur, remettant en question la justification de l’augmentation demandée et proposant de maintenir les prix, tout en renouvelant le partenariat pour trois ans avec des révisions annuelles basées sur les évolutions réelles des cours des matières.

Résultat et Accord Final

• Réponse du Fournisseur : Face à l’analyse rigoureuse et aux arguments de l’acheteur, le fournisseur a révisé sa position. Initialement proposée à 4% d’augmentation, la hausse a été réduite à 1% pour l’année suivante, puis finalement annulée, aboutissant à un accord sur le maintien des tarifs de 2017 pour les trois prochaines années.
• Accord sur le Contrat Pluriannuel : L’accord final incluait un engagement pour un contrat de trois ans avec une possibilité de réajustement annuel basé sur une formule de révision des prix, assurant une stabilité et prévisibilité pour les deux parties.

Leçons Tirées

• Impact de la Préparation Rigoureuse : Ce cas souligne l’importance d’une préparation rigoureuse et de la collecte de données pour une négociation efficace.
• Utilisation des Données pour le Pouvoir de Négociation : L’approche analytique a non seulement aidé à éviter une augmentation non justifiée des coûts mais a également renforcé la relation de confiance et de partenariat entre l’acheteur et le fournisseur.

Ce cas illustre l’efficacité de combiner une préparation minutieuse avec une utilisation stratégique des données pour conduire des négociations aux achats réussies et mutuellement bénéfiques.

Conclusion:

Au terme de cet article, il est clair que la négociation aux achats est une compétence complexe qui exige à la fois préparation minutieuse et compréhension approfondie des techniques de négociation. En se basant sur les principes de décomposition des coûts, de négociation tactique, et d’utilisation stratégique des données, les acheteurs peuvent transformer des négociations potentiellement conflictuelles en dialogues constructifs et bénéfiques.

Nous avons vu que le succès ne réside pas uniquement dans la capacité à réduire les coûts, mais aussi dans l’aptitude à construire et maintenir des relations durables et équitables avec les fournisseurs. En adoptant une approche équilibrée qui valorise la transparence, la coopération, et le respect mutuel, les entreprises peuvent non seulement sécuriser des conditions d’achat favorables, mais aussi renforcer leur position stratégique sur le marché.