KPI achats : comment optimiser votre tableau de bord achats

Les indicateurs clés de performance (KPI) pour les achats responsables et la RSE sont des outils essentiels pour suivre et améliorer les performances de la chaîne d’approvisionnement.

Ils permettent aux entreprises de mesurer la qualité, la quantité et les coûts des produits et services achetés, ainsi que les délais de livraison et les taux de satisfaction des clients.

Les KPI achats peuvent être utilisés pour évaluer les performances des coûts, fournisseurs, identifier les domaines à améliorer et à établir des objectifs à atteindre.

En seulement quelques années, la RSE est devenue la priorité stratégique n° 1 des organisations et naturellement des critères RSE viennent s’intégrer aux KPI classiques des entreprises et naturellement aux Achats.

Les KPIs n’ont d’intérêt que dans leur exploitation. C’est pourquoi vous devez maîtriser l’art des tableaux de bord pour transformer cette thématique en pilier de votre action dans les entreprises. 

On ne peut améliorer que ce que l’on peut mesurer

Dans cet article, nous allons vous présenter les KPI achats incontournables aux Achats RSE et comment les mettre en forme pour les exploiter ! 

1- Les KPIs Financiers : Voici quelques exemples couramment utilisés pour gérer un portefeuille Achats :

• Le coût total des achats : cet indicateur mesure les coûts unitaires, mais aussi le coût total des produits et services achetés par l’entreprise. Croisé avec l’effet volume, il peut être utilisé maîtriser les dépenses, pour évaluer les économies réalisées grâce à des négociations de prix ou des stratégies d’approvisionnement efficaces.

• L’évolution des prix unitaires : cet indicateur permet de suivre l’évolution des prix unitaires d’acquisition d’un produit ou d’un service sur une période données, elle peut concerner le prix d’un article Achats, mais également suivre le prix moyen unitaire d’une famille ou d’une catégorie.

• L’évolution du portefeuille global : cet indicateur permet de suivre l’évolution du nombre d’articles achetés, du nombre de fournisseurs sur un panel ou bien encore du nombre de familles achats. Un portefeuille qui aura tendance à voir son nombre de fournisseurs exploser sans ajout d’articles ou de familles Achats pourra indiquer une dérive de gestion et une opportunité de rationalisation par exemple.

• Le délai de paiement : cet indicateur mesure le délai moyen entre la date d’achat et la date de paiement. Il peut être utilisé pour évaluer le respect de nos engagements vis-à-vis de nos fournisseurs ainsi que le respect des délais légaux en vigueur afin de corriger les éventuels retards de paiement.

Bien sûr, les indicateurs à retenir dépendront de votre objectif.

2- Les KPIs qualité : Voici quelques exemples couramment utilisés pour gérer un portefeuille Achats :

• Le taux de conformité aux spécifications : cet indicateur mesure la proportion de produits ou de services achetés qui répondent aux spécifications requises dans les cahiers des charges contractuels. Il peut être utilisé pour évaluer la qualité des fournisseurs et identifier les domaines à améliorer.

• Le taux de rotation des stocks : cet indicateur mesure le nombre de fois que les stocks ont été renouvelés pendant une période donnée. Il peut être utilisé pour évaluer la gestion des stocks et identifier les opportunités d’optimisation des inventaires.

• La fréquence des commandes : cet indicateur mesure le nombre de commandes passées pendant une période donnée. Il peut être utilisé pour évaluer la performance des processus d’approvisionnement et identifier les opportunités de rationalisation des commandes.

• Le taux de contractualisation des fournisseurs mesure la proportion de fournisseurs avec lesquels une entreprise a signé un contrat. Il permet d’évaluer la maturité des relations commerciales avec les fournisseurs et la qualité des contrats en place. Plus le taux de contractualisation est élevé, plus l’entreprise est à l’abri des risques liés aux fournisseurs et plus elle est en mesure de négocier des conditions favorables. Il est généralement calculé en divisant le nombre de fournisseurs contractuels par le nombre total de fournisseurs.

3- Les KPIs RSE : Voici quelques exemples couramment utilisés :

La RSE est un ensemble de normes et de pratiques visant à intégrer les considérations éthiques, sociales et environnementales dans les activités commerciales.

La part Achats représente en moyenne 60 % du chiffre d’affaires des entreprises, mais aussi 70 % de leur impact RSE (Scope 3), ils sont donc en 1ʳᵉ ligne pour répondre aux enjeux RSE.

De bons KPI sont particulièrement importants pour mettre en place une stratégie Achats RSE efficace et atteindre votre objectif. Les KPI liés à la RSE peuvent inclure :

• L’impact CO₂ par article Achats / famille / segment : cet indicateur mesure l’impact CO₂ sur la base des référentiels propres à chaque typologie Achats. Lorsque des projets permettront de réduire cet impact CO₂, les résultats seront lisibles et mesurables de manière tangible.

• L’impact social de chaque fournisseur : cet indicateur peut se baser sur plusieurs référentiels possibles, à commencer par les critères que vous définirez comme étant important, il prend potentiellement la forme d’une note ou d’un indice étant le résultat de plusieurs critères pondérés de notation.

Les 2 indicateurs précédents sont sans doute les plus stratégiques.

•  Le pourcentage de fournisseurs évalués en fonction de leur performance RSE : cet indicateur mesure la capacité de l’entreprise à identifier les fournisseurs qui respectent les normes sociales et environnementales.

• Le pourcentage de matières premières éco-responsables achetées : cet indicateur mesure l’engagement de l’entreprise à acheter des matières premières respectueuses de l’environnement.

• Le pourcentage de produits finis certifiés éco-responsables : cet indicateur mesure l’engagement de l’entreprise à acheter des produits finis respectueux de l’environnement.

• Le taux de conformité aux normes sociales des fournisseurs : cet indicateur mesure la capacité de l’entreprise à identifier les fournisseurs qui respectent les normes sociales telles que les droits des travailleurs et la santé et la sécurité au travail.

• Le taux de non-conformité aux normes environnementales des fournisseurs : cet indicateur mesure la capacité de l’entreprise à identifier les fournisseurs qui respectent les normes environnementales telles que la réglementation des déchets et les émissions polluantes.

Il est important de noter que ces KPI ne sont qu’un échantillon des nombreux indicateurs disponibles pour les achats. Le choix des KPI dépendra des objectifs et des besoins de chaque entreprise.

Il est également important de surveiller régulièrement ces indicateurs et d’utiliser les données recueillies pour prendre des décisions éclairées et améliorer les performances des achats.

Comment mettre en place et rendre accessible les KPI ? Réponse : Le Data Management 

Pour maximiser la qualité, faciliter l’accès, l’analyse et la prise de décision, il est important de structurer son data management.

Voici quelques étapes pour structurer son data management :

• Identifier les KPIs clés : Il est important de comprendre quelles informations sont importantes pour votre entreprise et de les identifier clairement. Cela peut inclure des données sur les clients, les produits, les finances, les ventes, etc.

• Définir les objectifs de la gestion : Il est important de définir les objectifs de la gestion des datas, tels que l’amélioration de la qualité des données, l’optimisation de l’accès, la réduction des risques de sécurité, etc.

• Mettre en place des processus de gestion : Il est important de mettre en place des processus pour gérer les informations, tels que la collecte, la saisie, la validation, la mise à jour, l’archivage et la suppression de celles-ci.

• Utiliser des outils de gestion : Il est important d’utiliser des outils pour gérer les datas, tels que des logiciels de gestion de bases de données, des outils d’analyse, des outils de visualisation, etc.

• Assurer la sécurité : Il est important de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les datas contre les accès non autorisés, les pertes ou les fuites.

• Continuer de surveiller et d’optimiser : Il est important de surveiller les processus de gestion et de les optimiser régulièrement pour s’adapter aux changements dans les besoins de l’entreprise et aux évolutions technologiques.

Comment piloter les KPIs et suivre l’évolution des indicateurs ? Réponse : le tableau de bord de pilotage 360°

La mise en forme au format tableau de bord est importante pour utiliser vos KPIs Achats RSE et qualité, car elle permet de :

• Visualiser facilement les informations et gagner en efficacité : les tableaux de bord permettent de représenter les données de manière claire et intuitive, ce qui facilite la conversion en informations analysables et la prise de décision. Vous pouvez également assurer l’extraction sous la forme d’un rapport remis à votre équipe.

• Suivre les tendances : les tableaux de bord aident à suivre les tendances des KPI Achats RSE et qualité au fil du temps, ce qui assure de détecter les opportunités d’amélioration et de mettre en place des actions correctives.

• Communiquer efficacement les résultats : les tableaux de bord permettent de partager facilement les résultats avec les parties prenantes appropriées, ce qui favorise la transparence et la collaboration avec le client interne ou l’équipe projet.

• Identifier les priorités : les tableaux de bord permettent de mettre en évidence les catégories prioritaires d’action en fonction de l’impact économique, du risque et de l’impact RSE, ce qui permet de cibler les efforts sur les domaines les plus critique.

• Faciliter les prises de décision : les tableaux de bord permettent de disposer des informations clefs à un seul endroit au lieu de plusieurs documents, ce qui facilite la prise de décision.

En résumé, la mise en forme au format tableau de bord permet d’optimiser la gestion des KPI Achats RSE et qualité en permettant une visualisation claire, une analyse efficace et une communication efficace des résultats.

Mais cela sert également à entrer dans l’action de manière efficace en identifiant les sujets prioritaires d’action.

Comment construire un tableau de bord de pilotage 360° automatisé intégrant des KPI financiers, RSE, qualité, etc. ? 

Pour construire un tableau de bord à partir de données, voici les principales étapes à suivre pour gagner en efficacité :

• Identifiez les KPI / indicateurs clés pertinents que vous souhaitez voir apparaître, en fonction des objectifs et des besoins de votre organisation.

• Assurez-vous d’avoir les informations intégrées dans votre logiciel d’entreprise (ERP) afin que chaque action soit automatiquement intégrée.(Exemple : il faut intégrer l’impact CO₂ unitaire dans les fiches articles)

• Mettre en place un processus approvisionnement efficace et scrupuleusement respecté. (Chaque commande doit passer dans le logiciel et être correctement renseignée) 

• Récupérez les datas correspondantes à ces KPI / indicateurs. Cela peut nécessiter l’utilisation de différentes sources de données, telles que des systèmes de gestion de la performance, des bases de données financières, des systèmes de suivi de la qualité, etc.

• Organisez les informations collectées de manière à pouvoir les visualiser efficacement. Utilisez des graphiques et des tableaux pour représenter les données de manière claire et intuitive.

• Utilisez des outils de visualisation pour créer le tableau de bord. Il existe de nombreux outils disponibles, tels que Tableau, PowerBI, Excel, etc.

• Suivez et analysez régulièrement les KPI affichés sur le tableau de bord pour identifier les tendances et les opportunités d’amélioration.

• Mettre à jour régulièrement les KPI sélectionnés pour suivre les évolutions de l’entreprise.

Comment apprendre à faire des tableaux de bord performants sur Excel ?  

Résultat de plus de 10 années de consulting sur le terrain, Swott a décidé de rendre accessible sa méthode IMPACT3© au sein de laquelle le data management tient une place centrale. 

Nous avons construit une formation digitale dédiée aux Acheteurs et gestionnaires RSE qui vous permettra de réaliser des tableaux de bord Achats RSE automatisés sur Excel, de A à Z.

Cette formation vous permettra de comprendre les différentes étapes nécessaires pour créer un tableau de bord efficace, en utilisant les fonctionnalités avancées d’Excel pour automatiser la collecte, le traitement et la visualisation des données.

Au cours de cette formation, nous aborderons les sujets suivants :

• Identifier les KPI et indicateurs clés pertinents pour les achats RSE et qualité, en fonction des objectifs et des besoins de votre entreprise.

• Collecter les données correspondantes à ces KPI et indicateurs, en utilisant des techniques avancées d’Excel pour récupérer les données à partir de différentes sources, telles que des bases de données, des feuilles de calcul, etc.

• Traiter les données collectées, en utilisant des fonctions d’Excel pour effectuer des calculs, des analyses et des agrégations de données.

• Visualiser les données traitées, en utilisant des graphiques et des tableaux pour représenter les données de manière claire et intuitive.

• Automatiser la mise à jour des données et l’actualisation des tableaux de bord, en utilisant des macros et des scripts d’Excel pour automatiser les tâches répétitives.

• Partager les tableaux de bord avec les parties prenantes appropriées, en utilisant des mécanismes de distribution automatisés, tels que des rapports automatisés par e-mail.

• Utiliser les fonctionnalités avancées d’Excel pour analyser les données et identifier les tendances et les opportunités d’amélioration.

À la fin de cette formation, vous serez en mesure de créer des tableaux de bord Achats RSE automatisés sur Excel, de A à Z, en utilisant des techniques avancées pour collecter, traiter, visualiser et automatiser les données.

Cette formation vise à transformer cette expertise en atout pour votre carrière et pour votre entreprise.